Vaak hebben leerlingen en medewerkers persoonlijke schoolaccounts waar zij naast cijfers en roosters ook hun persoonsgegevens kunnen inzien. Echter, wat gebeurt er met deze gegevens als zij de school verlaten? Waar en voor hoelang worden de gegevens van kinderen die naar de middelbare school gaan, geslaagde scholieren of oude collega’s opgeslagen? De regels omtrent het bewaren en verwerken van gegevens worden steeds strenger en daarom is het van belang om dit goed in kaart te brengen!
Bewaren en verwerken
Scholen hebben te maken met beginselen als opslagbeperking en dataminimalisatie omdat zij als organisatie vallen onder de AVG. Dit houdt in dat zij persoonsgegevens niet langer mogen opslaan of verwerken dan ‘strikt noodzakelijk’. De periode dat je iets mag bewaren hangt af van het soort document. Organisaties die zich hier niet aan houden kunnen flinke boetes ontvangen van de Autoriteit Persoonsgegevens. Hieronder een aantal voorbeelden van hoelang gegevens bewaard mogen blijven:
- Persoonlijke gegevens van leerlingen en medewerkers die de school hebben verlaten – twee jaar
- Een onderwijskundig rapport – vijf jaar
- Fiscale gegevens in een HR-systeem – zeven jaar
De huidige situatie in het onderwijs
In de praktijk ziet men dat in onderwijsinstellingen de persoonsgegevens nog te lang bewaard blijven. Vaak met de reden dat het verwijderen van deze gegevens handmatig moet worden uitgevoerd en hier geen tijd voor is. Daarnaast vrezen organisaties en medewerkers dat zij per ongeluk te veel gegevens verwijderen die zij in de toekomst nog nodig zullen hebben. Herken jij jouw school hierin? Lees dan snel verder!
Podcast: ‘ICT in het COOL Café’
Wil jij meer weten over het bewaren van persoonsgegevens in het onderwijs? Lees dan dit artikel van Cloudwise. Toch liever luisteren? Ga er dan lekker voor zitten en beluister de podcast ‘Is een datalek nog te voorkomen?’ in de auto, tijdens het werk of lekker op de bank! In deze podcast neemt Sander van de Molen, jurist en gecertificeerd privacyspecialist bij Privacyteam, je mee in de wereld van privacy in het onderwijs! Benieuwd naar andere onderwerpen met betrekking tot het onderwijs? Neem dan een kijkje naar de afleveringen van de podcast ‘ICT in het COOL Café’ van Cloudwise!
Contact!
Heb jij een vraag of wil jij meer informatie ontvangen over dit onderwerp, neem dan contact op met sales@cloudwise.nl! Naast ondersteuning en advies rond het veilig bewaren van gegevens en andere security vraagstukken biedt Cloudwise samen met Schoolinkoop ook het collectief voor ICT-hardware aan. Voor vragen over het collectief kan je contact opnemen met Tim Louwers door te mailen naar info@dev.schoolinkoop.nl of door te bellen naar +31 73 888 53 08.
