Onlangs heeft Lyreco in haar magazine een interview met De Onderwijsspecialisten gepubliceerd waarin de samenwerking met Schoolinkoop aan bod komt. Lees hieronder het hele interview.
Van een perfecte match gesproken!
We bevinden ons op een aanvankelijk wat druilerige herfstochtend in het Vierbeek College in Oosterbeek. Deze school is een van de 24 scholen die deel uitmaken van De Onderwijsspecialisten. De Onderwijsspecialisten bieden voortgezet speciaal onderwijs en extra ondersteuning aan leerlingen die dit nodig hebben. In Arnhem zitten de afdelingen Centrale Diensten, die onder meer op het gebied van administratie en inkoop ondersteuning en advies geven aan de medewerkers op de scholen en het bestuur van De Onderwijsspecialisten. Ab Michielsen, coördinator facilitair beheer, begeleidt ons met koffie in de hand naar een van de lokalen die op dat moment beschikbaar zijn. Het lokaal oogt wat betreft de inrichting anders dan je zou verwachten. Ab vertelt dat het lokaal geheel is ingericht op wat de leerlingen op het Vierbeek College nodig hebben. Ons gezelschap bestaat uit Ab Michielsen (De Onderwijsspecialisten), Marc van Herpen (Schoolinkoop), Stephanie Tanis-Gesterkamp (Lyreco) en René van Damme (Lyreco). We nemen plaats rond de tafel die bestemd is voor de docent. Er ontstond meteen een grappige situatie. Niemand van ons ging op de stoel van de ‘juf’ zitten. Zou dat nog ergens iets te maken hebben met een onbewust respect dat wij in vroeger dagen voor de juf of de meester hadden? Of misschien vertelde deze non-verbale situatie en de wijze waarop we elkaar begripvol aankeken al in een notendop iets over de goede samenwerking tussen De Onderwijsspecialisten, Schoolinkoop en Lyreco?
De totstandkoming van het contact en de aanbesteding
“De Onderwijsspecialisten zijn in contact gekomen met Lyreco door tussenkomst van Schoolinkoop” vertelt verantwoordelijke Marc van Herpen. “Een scholenorganisatie met een omvang van 24 scholen en 30 gebouwen heeft zoveel artikelen nodig dat een centrale inkoop efficiënter en voordeliger is. Gezien de omvang van de inkoop is het boven een bepaald bedrag bij wet verplicht een aanbesteding uit te schrijven. Schoolinkoop is gespecialiseerd in het opstellen en begeleiden van aanbestedingen in het onderwijs”, vervolgt Marc. “Lyreco had al de eerdere aanbesteding ‘gewonnen’, maar dat contract liep af op 31 december 2016.” Wie denkt dat een succesvol contract dan zomaar kan worden voortgezet na die datum komt van een koude kermis thuis. Als het contract afloopt, ligt de markt weer open en dienen andere partijen de mogelijkheid te krijgen kans te maken op de opdracht. Dat betekent ruim van tevoren een nieuwe aanbesteding uitschrijven waar geïnteresseerde partijen aan kunnen deelnemen! Het volgen van de aanbestedingsprocedure luistert heel nauwlettend en kost al snel een manjaar aan werk. De offerteaanvraag wordt uitgezet op ‘tendernet’. Gaat het bij een aanbesteding louter op de prijs? “Nee”, zo stellen allen. Ab: “Het is niet alleen om de prijs. Er wordt gekeken naar de beste prijs-kwaliteitverhouding! Doel van de collectieve inkoop is dat de leverancier aan onze leveringseisen kan voldoen tegen, uiteraard, een goede prijs. Maar er wordt ook kritisch gekeken naar de kwaliteit van het implementatieplan, de invulling van service en partnership, de bestelapplicatie en facturering en het duurzaamheidsplan. Uiteindelijk mogen we nooit uit het oog verliezen dat ons onderwijs, en de leerlingen in het bijzonder, centraal staan. Geld wat bespaard kan worden gaat dan direct naar de kwaliteit van het onderwijs.”
Persoonlijk contact, snelle actie
Stephanie en René haken daar meteen op in. René vertelt: “Lyreco hecht als onderneming veel waarde aan persoonlijk contact met de opdrachtgever. Wij zijn ons zeer bewust van de eisen en wensen van de klant. Die eisen liggen niet alleen vast in de aanbesteding op het gebied van service en partnership, wij voeren dat uit en meer… Het is niet voor niets dat Lyreco een flink aantal vertegenwoordigers ‘op de weg heeft’. Bestellingen van onze klanten dienen snel en efficiënt te worden uitgeleverd. Maar dat is het niet alleen, je bent en blijft heel actief, bijna een op een bij de klant betrokken.” Stephanie: “Dat klopt helemaal. Je kunt met deze manier van samenwerken direct signaleren wanneer er extra wensen en adviezen nodig zijn. Daarmee ontstaat een goede wisselwerking en wordt de vertrouwensrelatie alleen maar sterker. Onder aan de streep heeft iedereen, schoolbesturen en scholen, daar profijt van.” Ab bevestigt dit volmondig. “In het verleden kocht elke school individueel artikelen in. Af en toe komt dat nog wel eens voor, maar met de ingang van het nieuwe contract per 1 januari 2017 neemt de inkoopefficiency alleen maar verder toe. Iedereen ziet de voordelen. En dit ook dankzij de persoonlijke toewijding van Lyreco. We kunnen echt spreken van maatwerk.” Ab vervolgt: “Uiteindelijk draait het voor ons om ontzorgen. Van vele verschillende leveranciers naar een contact waarmee alles strak en doelmatig verloopt. Van bestelling tot een verzamelfactuur per maand, levert zo veel winst op. Een contactpersoon die ons door en door kent, die meteen actie onderneemt waarmee de levering razendsnel, en vooral op de juiste manier, wordt afgeleverd. Zelfs de chauffeur die de artikelen aflevert is voor ons een bekend gezicht geworden! Dit zijn allemaal belangrijke schakels die het totale zakelijke succes garanderen, maar ook duidelijk de persoonlijke ‘klik’ tussen ons bevestigt!”
